FAQ

Cette Foire Aux Questions est dédiée à la Réforme de la formation professionnelle et à la certification QUALIOPI.

UTILISATION DU LOGO / DE LA MARQUE QUALIOPI

Comment puis-je utiliser le logo Qualiopi ?

La Charte d’usage de la marque de garantie Qualiopi précise les conditions d’utilisation. Vous pouvez utiliser le logo

  • Sur votre site internet en page d’accueil, en pied de page ou dans un onglet dédié, en précisant les actions certifiées.
  • Sur un catalogue de formation, reprenant toute votre activité.
  • Sur des diaporamas pour présenter votre organisme (pour répondre à un appel d’offres notamment).
  • Sur des affiches ou brochures qui mettent en avant votre organisme et son fonctionnement
Quelles sont les utilisations interdites du logo Qualiopi ?

Il est interdit d’utiliser la marque

  • Dans une publicité (publication ou tout support média) pour une action de formation en particulier.
  • Sur l’attestation de réalisation ou sur tout support dédié uniquement à une action de formation.
  • En utilisant un logo modifié – éléments précisés dans la Charte graphique Qualiopi
A quelle(s) occasion(s) l’utilisation du logo est-elle contrôlée ?

Les organismes certificateurs s’assurent, tout au long du cycle de certification, du respect de l’usage de la marque. En cas de manquement constaté aux dispositions du Règlement d’usage, après que le PAC a été appelé à s’expliquer, le certificateur lui notifie les manquements avérés par tous moyens et le met en demeure de se mettre en conformité. À défaut de mise en conformité, le certificateur peut procéder à la suspension, au retrait ou au non-renouvellement de la certification. L’audit de surveillance est l’un des temps forts du cycle de certification.

En cas d’usage non conforme de la marque constaté par l’Etat, le Garant de la certification en sera informé et en tirera toutes les conséquences sur la certification qualité.

L’AUDIT DE SURVEILLANCE

L’audit de surveillance doit être réalisé entre le 14ème et le 22ème ou 28ème mois après l'obtention de la certification. Un certifié peut-il choisir la période de réalisation ou est-elle imposée par le certificateur ?

Pour l’ISQ, nos chargé(e)s de mission prennent contact avec les certifiés en amont du 14ème mois afin de déterminer d’un commun accord la / les date(s) de l’audit de surveillance. Nous vous rappelons que le délai débute à compter de la date d’obtention de la certification et non à compter de la date de l’audit initial.

Est-ce qu’un prestataire peut bénéficier d’un audit de surveillance aménagé ?

Non. L’article 10 de l’arrêté du 6 juin 2019 précise que tout organisme disposant d’une certification ou d’une labellisation obtenue conformément à l’article R. 6316-3 dans sa rédaction en vigueur à la date du 31 décembre 2018 et active au moment de sa demande de certification est autorisé à demander que l’audit initial soit réalisé selon les conditions de durées aménagées.

Le question réponse de l’administration confirme en point 2.5 que « la durée aménagée ne porte que sur l’audit initial ».

Est-ce le même auditeur qui réalise l’audit de surveillance ?

Lorsque possible, l’ISQ privilégie cette solution et ne peut la garantir (auditeur plus en activité, …)

Comment se passe un audit à distance ?

Audités et auditeurs doivent utiliser des services de réunion en ligne tels que Teams ou Zoom. L’objectif est de permettre aux prestataires de pouvoir partager à l’écran l’ensemble des éléments de preuve demandés par l’auditeur. Pour les éléments qui ne seraient pas digitalisés, il faut prévoir d’être en capacité de les numériser si demandés et de les partager pour ne pas risquer une non-conformité.

Quand et comment sommes-nous informés du contenu de l’audit de surveillance ?

Comme pour l’audit initial, l’auditeur adresse en amont un plan d’audit précisant ce sur quoi le prestataire sera audité. Chaque audit de surveillance sera particulier et son contenu dépendra de plusieurs éléments

  • La durée
  • Le nombre de non-conformités constatées lors de l’audit initial
  • L’évolution du prestataire – nouveau(x) site(s), nouvelle(s) catégorie(s) d’action(s)
  • L’analyse de risque menée par l’auditeur et le certificateur
  • Les indicateurs non-audités lors de l’audit initial pour les prestataires ayant bénéficié d’un audit aménagé ou qui étaient considérés comme nouvel entrant
  • Etc

L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. L’auditeur s’appuie sur la version du Guide de lecture en vigueur au moment de l’audit de surveillance.

Un audit de surveillance prévu en distanciel peut-il être réalisé en présentiel ?

L’ISQ est ouvert à la discussion pour permettre aux prestataires de bénéficier des meilleures conditions de déroulement. Ce point sera bien entendu à clarifier lors de l’échange avec un(e) chargé(e) de mission.

LA CERTIFICATION QUALIOPI

Qu’est-ce que QUALIOPI ?

QUALIOPI est la marque de Certification Nationale Qualité des organismes réalisant des actions concourant au développement des compétences (OPAC). C’est le nom officiel qui a été attribué à la certification dite « R.N.Q ». Dans le cadre de la loi n°2018-771 du 5 Septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel », seuls les certificateurs accrédités ou autorisés par le COFRAC sont en mesure de délivrer la certification QUALIOPI. L’utilisation de la marque QUALIOPI est soumise à une charte définissant ses règles d’usage.

Qui est concerné par la Certification QUALIOPI ?

Sont concernés, les prestataires qui proposent des actions concourant au développement des compétences. Les actions entrant dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle sont les suivantes :

  1. Les actions de formation
  2. Les bilans de compétences
  3. Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, dans les conditions prévues au livre IV
  4. Les actions de formation par apprentissage, au sens de l’article L.6211-2 du Code de travail
La Certification QUALIOPI est-elle obligatoire ?

L’ensemble des prestataires de formation qui veulent bénéficier de fonds publics et/ou mutualisés devront être certifiés avant le 1er Janvier 2022.

Je suis déjà référencé Datadock, ai-je besoin de me faire certifier ?

OUI. Un organisme « datadocké » ne signifie pas qu’il est certifié. Si vous souhaitez bénéficier de financements publics ou mutualisés après le 31/12/2021, il conviendra d’obtenir la certification QUALIOPI.

Je suis déjà certifié par une certification reconnue par le CNEFOP, ai-je besoin de me faire certifier QUALIOPI ?

Votre certification reconnue par le CNEFOP ne vous permettra plus de bénéficier des fonds publics ou mutualisés après le 31/12/2021.

Cependant, vous bénéficierez d’un audit aménagé au titre de votre certification reconnue CNEFOP. L’audit QUALIOPI ne concernera alors que les indicateurs suivants : 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 -26 – 32 ainsi que les indicateurs spécifiques.

Quid de ma certification reconnue par le CNEFOP et toujours en cours ?

Dans la mesure où la certification QUALIOPI est obligatoire pour l’ensemble des prestataires, elle ne constitue pas une démarche volontaire et n’est pas un élément différenciant pour votre organisme.

Il vous appartient de décider si la certification en votre possession vous apporte une plus-value par rapport à QUALIOPI.

En savoir plus sur la certification CertiFormPro by OPQF

Quelle est la différence entre la certification QUALIOPI et la qualification OPQF ?

La Qualification OPQF permet de faire reconnaître le professionnalisme des organismes de formation. En se basant sur les spécialités de formation, la qualification OPQF est un réel élément différenciant pour les organismes soucieux d’attester de la qualité de leurs formations, de leur expertise « métiers » et de leur professionnalisme.

Je suis nouveau dans le secteur de la formation, ai-je besoin de me faire certifier ?

Rappel : est considéré comme nouvel entrant un prestataire nouvellement créé qui détient un nouveau numéro de déclaration d’activité (NDA). A contrario, un prestataire lançant une nouvelle activité n’est pas considéré comme nouvel entrant.

OUI. La certification est nécessaire si vous souhaitez bénéficier de fonds publics et/ou mutualisés au même titre qu’un organisme déjà existant. Vous serez dès lors audité sur la mise en place de vos futures formations, tandis que la mise en œuvre sera vérifiée à l’occasion de l’audit de surveillance (entre le 14ème et le 22ème mois après l’audit initial).

Puis-je encore attendre pour me lancer dans la démarche de certification ?

Il vous appartient, au regard de votre situation, de choisir le moment opportun pour vous lancer dans la démarche.

Cependant, nous attirons votre attention sur le fait que plus la date d’échéance approchera, plus le risque de ne pas pouvoir vous faire certifier dans les délais sera important (31 décembre 2021).

Quelle est la durée de validité de la certification ?

La certification QUALIOPI est délivrée pour 3 ans. Celle-ci peut être suspendue ou retirée (décret n° 2019-564 du 06 juin 2019) lors de l’audit de surveillance qui intervient entre le 14ème et le 22ème mois après votre audit initial. Au terme des 3 années, un audit de renouvellement est nécessaire pour maintenir la certification.

Quel est le coût de la certification QUALIOPI ?

De nombreux éléments sont nécessaires pour définir votre périmètre et pour permettre de déterminer le coût de la certification.*

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LES ORGANISATIONS MULTI-SITES

Que signifie multi-sites ?

Un organisme multi-sites se définit par :

  • un seul et unique numéro de déclaration d’activité
  • une présence permanente de personnel sur les sites
  • un seul système qualité comprenant une fonction centrale qui régit plusieurs sites
  • une fonction centrale ayant l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place, surveiller et faire fonctionner le système qualité unique.

Si vous cochez l’ensemble de ces conditions, vous êtes donc concerné par une organisation multi-sites.

Quels sites sont audités dans le cadre d’un audit multi-sites ?

Pour un organisme déclaré multi-sites, l’ISQ réalise un échantillonnage des sites sur la base suivante :

  • Le nombre de sites audités est égal à la racine carrée du nombre de sites arrondie à l’entier le plus proche.
  • Les sites audités sont choisis par l’ISQ de manière ciblée (catégories d’actions présentes sur les sites) et aléatoire.

L’AUDIT QUALIOPI

Quelle est la durée d’un audit QUALIOPI ?

La durée de l’audit initial est définie dans l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national.

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte pour calculer cette durée :

  • Le nombre de catégories d’actions concourant au développement des compétences proposées par le prestataire (action de formation, apprentissage, VAE, bilan de compétences)
  • Le chiffre d’affaires de l’organisme
  • Le nombre de sites à auditer (dans le cadre d’un organisme multi-sites)
  • Le fait d’être détenteur d’un certificat qualité reconnu par le CNEFOP au moment de la demande de certification
Comment se préparer à l’audit QUALIOPI ?

Le Guide de lecture du référentiel est le document de référence. Il précise, pour chaque indicateur :

  • Une définition
  • Le niveau attendu
  • Des exemples d’éléments de preuves
  • Les non-conformités
Comment se déroule l’audit QUALIOPI ?

Vous recevez, en amont de l’audit, un plan d’audit. L’audit QUALIOPI se structure de la façon suivante :

  • Réunion d’ouverture
  • Audit : tous les indicateurs concernés sont audités et les éléments de preuve, examinés
  • Réunion synthèse
  • Réunion de clôture

ACCOMPAGNEMENT ET PRE-AUDIT

Puis-je bénéficier d’un accompagnement à la certification QUALIOPI ?

En tant que certificateur, l’ISQ ne peut avoir un rôle de conseil ou d’accompagnement.

Nous pouvons néanmoins vous proposer un pré-audit QUALIOPI (voir question en quoi consiste un pré-audit QUALIOPI).

En quoi consiste un pré-audit QUALIOPI ?

L’ISQ peut, à votre demande, effectuer un pré-audit à distance ou sur site.

Le pré-audit ne fait pas partie du processus de certification QUALIOPI. Il a pour objectif d’effectuer une évaluation factuelle de l’état de préparation du prestataire au regard des critères et des indicateurs de la certification.

L’audit initial peut-il se dérouler à distance ?

OUI. L’arrêté du 24 juillet 2020 précise que l’audit initial réalisé avant le 1er janvier 2021 pourra être effectué à distance. En revanche, l’audit de surveillance devra obligatoirement être réalisé sur site.

CERTIFICATION QUALIOPI : MESURE D’URGENCE PRISE PAR LE GOUVERNEMENT FACE A LA CRISE SANITAIRE

Au vu des événements actuels et face à l’impossibilité de mener à bien les audits QUALIOPI, un report d’échéance de la certification QUALIOPI est-il prévu par les instances gouvernementales ?

OUI. L’ordonnance 2020-387 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence en matière de formation professionnelle, fixe le report de la certification QUALIOPI au 1er Janvier 2022.

En tant que prestataire de formation ayant déjà obtenu la certification Qualiopi, bénéficie-je d’une prolongation de sa validité ?

OUI. Le décret n°2020-894 du 22 juillet 2020 précise la durée de certification Qualiopi qui passe de 3 à 4 ans pour tous les certificats obtenus avant le 1er janvier 2021.

Dans ce cas :

  • L’audit de renouvellement interviendra au cours de la quatrième année de validité de la certification et avant sa date d’expiration
  • L’audit de surveillance interviendra entre le 14e et le 28e mois suivant la date d’obtention de la certification.
L’audit initial peut-il être réalisé à distance ?

OUI. L’ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence en matière de formation professionnelle parue le 1er avril 2020 fixe le report de l’obligation de la certification Qualiopi au 1er janvier 2022.

Le traitement des non conformités peut-il faire l’objet d’un délai supplémentaire compte tenu de la crise sanitaire ?

OUI. Les organismes ayant fait l’objet de non-conformités lors de l’audit initial et pour lesquels le délai de mise en place des actions correctives devait intervenir entre le 12 mars 2020 et le 23 juin 2020 bénéficient d’un délai supplémentaire fixé au 31 décembre 2020.

ENCORE DES QUESTIONS SANS REPONSES ?

Nous répondrons à vos questions et vous orienterons volontiers dans votre démarche !

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+33 1 46 99 14 55

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