PROTECTION DES DONNÉES 

L’ISQ, organisme professionnel de certification et de qualification des entreprises de prestations de services intellectuels (ci-après « ISQ »), sise 96 avenue du Général Leclerc 92514 Boulogne-Billancourt, attache une importance particulière au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel (ci-après les « données ») de ses clients, des salariés, représentants, dirigeants de ses Clients et plus généralement de l’ensemble de ses interlocuteurs.

L’ISQ s’engage à faire preuve de transparence en ce qui concerne la collecte et l’utilisation des données faisant l’objet d’un traitement et à respecter ses obligations en matière de protection des données.

La présente politique présente les engagements pris et mis en œuvre par l’ISQ.

Les données collectées à l’occasion de la conclusion de nos contrats et lors de l’instruction des demandes de qualification et de certification sont traitées pour les besoins de la gestion de la relation commerciale et de la communication avec votre organisme et de la gestion des différentes étapes et démarches induites par les demandes de qualification ou certification de votre organisme. Ce traitement a pour base juridique l’exécution d’un contrat.

Les données collectées à l’occasion des demandes de contacts et d’information sont traitées aux fins de donner suite à votre demande.
Sauf opposition de votre part, vos données sont également susceptibles d’être traitées afin de vous envoyer des contenus informationnels sur l’actualité de l’ISQ, dans un contexte exclusivement professionnel.
Dans ces deux cas, le traitement a pour base juridique l’intérêt légitime de l’ISQ, plus particulièrement son intérêt économique à répondre aux demandes de contact qui lui sont envoyées et d’assurer la promotion de ses services.
L’ISQ veille à ne collecter et ne traiter que les données strictement nécessaires eu égard aux finalités des traitements qui sont mis en œuvre.
Certaines données sont obligatoires pour le traitement des dossiers de qualification ou de certification, assurer l’exécution des obligations incombant à l’ISQ ou pour donner suite à votre demande d’information. Le cas échéant, celles-ci sont identifiées comme tel. A défaut de communiquer ces données, l’ISQ ne sera pas en mesure de traiter votre demande.

Vos données sont uniquement destinées aux salariés de l’ISQ, instructeurs ou auditeurs mandatés par l’ISQ, ayant besoin d’en connaître eu égard à leur mission. Les données sont également susceptibles d’être traitées par des sous-traitants techniques, agissant pour le compte de l’ISQ. Toutes ces personnes sont soumises à une obligation de confidentialité et ne peuvent utiliser vos données qu’en conformité avec nos obligations contractuelles et la législation applicable.
Certaines données de contact sont librement accessibles via l’annuaire édité par l’ISQ sur son site internet www.isqualification.com ainsi que dans la base de données publiques : www.data.gouv.fr.

Vos données sont susceptibles d’être hébergées aux Etats-Unis par un prestataire technique de l’ISQ. Ce prestataire a adhéré au Privacy Shield ce qui garantit un niveau de protection adéquat à vos données.
L’ISQ conserve vos données :

  • Aux fins de traiter les services de qualification ou de certification, pendant la durée de la qualification ou de la certification des organismes, puis les archive à des fins de preuve légale pour la durée strictement nécessaire à ces fins
  • Aux fins de traiter les demandes de contacts et d’information, pour la seule durée nécessaire pour y donner suite
  • Aux fins d’assurer l’envoi des contenus informationnels relatifs à l’ISQ, pendant la durée de la certification ou de la qualification augmentée de 3 ans, ou 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact si votre organisme n’est pas client ISQ.

Pendant toute la durée de leur traitement par l’ISQ, l’ISQ met en place tous moyens aptes à assurer la confidentialité et la sécurité de vos données, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés.
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de vos données ou encore de limitation du traitement. Vous disposez également d’un droit d’opposition :

  • au traitement de vos données pour motif légitime
  • à ce que vos données soient traitées à des fins de prospection commerciale

Vous disposez enfin du droit de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès.
L’ensemble de ces droits s’exercent dans les conditions et limites prévues par la réglementation.

Ces droits peuvent être exercés en adressant un courriel à info.isqualification.com ou par courrier à l’ISQ, 96 avenue du Général Leclerc 92514 Boulogne-Billancourt Cedex.
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), 3 place de Fontenoy TSA 80715 75334 Paris Cedex 07 (plus d’informations sur www.cnil.fr).

CONDITIONS GENERALES DE SERVICES DE L’ISQ

Article 1 : Objet

Les présentes conditions générales de services ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles l’ISQ procède à la qualification ou la certification du Prestataire (ci-après le « Service ») telle que définie dans les conditions particulières relatives au dit Service.

Les présentes conditions générales ont vocation à compléter les conditions particulières. En cas de contradiction entre les conditions particulières et les conditions générales, les conditions particulières prévaudront.

Les présentes conditions générales complétées des conditions particulières forment le contrat liant l’ISQ au Prestataire (ci-après le « Contrat »).

Article 2 : Obligations de l’ISQ

Les conditions particulières définissent les obligations de l’ISQ dans le cadre de l’exécution du Service correspondant.

Article 3 : Obligations du Prestataire

Les obligations du Prestataire sont définies dans les conditions particulières.

Article 4 : Usage de(s) la marque(s) et référence aux qualifications et certifications

L’ISQ met à la disposition du Prestataire les règles générales et la(es) charte(s) d’utilisation concernant les modalités d’usage de(s) la marque(s) associée(s) aux qualifications et aux certifications. L’ISQ s’engage à communiquer au Prestataire toute évolution relative aux marques.

Pendant la durée de validité de son(es) certificat(s), le Prestataire s’engage à ne faire référence à sa qualification ou sa certification et à apposer, notamment sur son site Internet, la(es) marque(s) y afférente(s), que conformément aux dispositions de(s) la charte(s) d’utilisation de(s) la marque(s).

L’ISQ contrôle l’utilisation des logos et certificats « Qualiopi » au cours des audits de surveillance et de renouvellement en vérifiant notamment que la marque de certification est reproduite dans le respect des exigences de la charte d’utilisation de cette marque et utilisée de façon à ne pas tromper sur l’objet de la certification. Pour les autres logos et marques, l’ISQ procède à une vérification aléatoire.

Lorsque le(s) certificat(s) n’(e) est (sont) plus valide(s) pour quelque cause que ce soit, le Prestataire s’engage, dans un délai de 2 (deux) mois, à faire disparaître toutes mentions du(es) certificat(s) et de(s) la marque(s) de tous documents et supports commerciaux publicitaires, et à ne plus utiliser son certificat et cesser toute référence à la qualification ou certification.

Le Prestataire s’engage à en fournir la démonstration.

Le Prestataire tient à la disposition de l’ISQ, qui pourra la lui demander, la liste exhaustive des documents techniques et supports commerciaux utilisés.

Article 5 : Conditions financières et de règlement

Article 5.1 : Conditions financières

Le prix dû à l’ISQ, en contrepartie de l’exécution, du Service est défini et précisé dans les conditions particulières du Contrat.

L’ISQ se réserve le droit de réviser annuellement ses prix, chaque 1er janvier. La réévaluation est calculée sur la base de la variation annuelle de l’indice Syntec constatée au mois de juillet précédent.

Les frais de transports et de séjours (alimentaire et hébergement) liés à la réalisation des audits hors métropole, sont à la charge du Prestataire. Le Prestataire peut, si il le souhaite, les prendre en charge directement. Dans le cas contraire, l’ISQ adressera au Prestataire la facture correspondant à ces frais.

Si, pour quelque cause que ce soit du fait du Prestataire, la procédure de certification ou de qualification est arrêtée, les sommes correspondant aux travaux réalisés ou engagés par l’ISQ sont dues ou restent acquises à l’ISQ.

Article 5.2 : Modalités de facturation et de paiement

Les échéances de facturation au titre du Service rendu par l’ISQ sont définies dans les conditions particulières du Contrat.

En cas de retard de paiement, une pénalité égale à 3 (trois) fois le taux d’intérêt légal est due de plein droit.

Tout retard de paiement donnera lieu à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (art D441-5 du code de commerce).

Sans préjudice de toutes autres conséquences résultant du non règlement d’une quelconque facture prévue aux conditions particulières, le Prestataire est informé que les prestations ne sont exécutées qu’une fois les factures correspondantes acquittées.

Article 6 : Changements ayant des conséquences sur la certification ou la qualification

L’ISQ s’engage à informer le Prestataire de tout changement introduit dans le programme et le référentiel de certification ou le règlement de la qualification, de nouvelles exigences ou des révisions d’exigences ayant une incidence pour le Prestataire.

Article 7 : Confidentialité

L’ISQ tient accessible au public les informations relatives à l’octroi, à la suspension ou au retrait de la certification ou de la qualification. En particulier, le Prestataire autorise l’ISQ à communiquer l’ensemble des informations figurant sur le certificat et à faire mention en permanence desdites informations sur le site Internet de l’ISQ et notamment dans l’annuaire des certifiés, pendant la durée de validité de son certificat.

L’ISQ s’engage en outre à ne pas communiquer, même partiellement, des informations dont elle a pris connaissance au cours de l’exécution du Contrat, sans l’accord écrit préalable du Prestataire. Si, juridiquement, des informations doivent être divulguées à des tiers, le Prestataire est avisé des informations fournies par l’ISQ dans les limites prescrites par la loi.

Toutefois, le Prestataire autorise l’ISQ à communiquer toutes les informations dont l’ISQ dispose sur le Prestataire aux membres du Comité de Certification ou de qualification, aux auditeurs, aux instructeurs, aux observateurs muets et aux personnels permanents de l’ISQ, lesquels sont tous tenus par un engagement de confidentialité.
L’ISQ peut citer le Prestataire de services intellectuels dans sa documentation commerciale.

Article 8 : Résiliation

Sans préjudice des possibilités de suspension ou de retrait de la certification prévues dans les conditions particulières, chacune des parties pourra résilier de plein droit le présent Contrat en cas d’inexécution par l’autre partie d’une de ses obligations, après une mise en demeure restée sans effet dans un délai de 15 (quinze) jours calendaires, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Article 9 : Force majeure

L’ISQ et le Prestataire ne pourront être tenus pour responsable de tout retard ou manquement dans l’exécution de l’une quelconque de ses obligations au titre du Contrat, si ledit retard ou manquement est dû à la survenance d’un cas de force majeure répondant à la définition de l’article 1218 du code civil tel qu’interprété par la jurisprudence des cours et tribunaux français.

Le cas échéant, l’ISQ notifiera au Prestataire par lettre recommandée avec accusé de réception dans les meilleurs délais dès qu’elle aura connaissance d’un tel événement. Dès lors que les effets consécutifs à l’événement de force majeure invoqué auront disparu, l’ISQ en informera, sans délai, le Prestataire par tout moyen et reprendra immédiatement l’exécution de son obligation.

En cas de persistance des effets consécutifs à l’événement constituant un cas de force majeure pendant plus de 15 (quinze) jours, les parties assimilant une période de 15 (quinze) jours à un empêchement définitif, le Contrat sera résilié de plein droit et les parties sont libérées de leur obligations dans les conditions de l’article 1351 et 1351-1 du code civil.

Article 10 : Protection des données à caractère personnel

L’ISQ effectue un traitement des données à caractère personnel du Prestataire, des salariés, représentants, dirigeants du Prestataire ayant pour finalité la gestion de la relation commerciale et de la communication avec le Prestataire et la gestion des différentes étapes et démarches induites par l’exécution du Service.

L’ISQ a adopté une Politique de protection des données à caractère personnel présentant les engagements pris et mis en œuvre par l’ISQ. Cette politique est accessible à l’adresse suivante : www.isqualification.com/documentation-de-lisq ou sur simple demande à l’ISQ.

Article 11 : Droit applicable et attribution de juridiction

Le Contrat est régi par le droit français.

Les parties s’efforcent de régler à l’amiable tous les différends qui pourraient survenir relatifs à l’interprétation ou à l’exécution du Contrat. Au cas où elles n’y parviendraient pas, les parties porteront leur différend devant le tribunal compétent.

REGLEMENT INTERIEUR DE L’ISQ

ARTICLE 1 – OBJET

Conformément aux statuts de l’association dénommée « Organisme professionnel de certification et de qualification des entreprises de prestations de Services Intellectuels » (ci-après désignée l’« Association » ou l’« ISQ »), le présent règlement intérieur de l’Association (le « Règlement Intérieur ») détermine les modalités d’application de certaines dispositions des statuts de l’Association et complète ces derniers, en y détaillant notamment le fonctionnement et le rôle des comités de qualification et de certification, du DPI et de ses instances d’appel.

ARTICLE 2 – MEMBRES DE L’ASSOCIATION

2.1. Compétence

L’instance d’appel pour la qualification est compétente pour le traitement des appels et réclamations formulés devant elle dans le cadre de l’activité de qualification ou qui lui sont soumis à l’issue du recours amiable resté sans effet :

  • sur les appels formulés par les postulants contre les décisions prises par les comités de qualification,
  • sur les réclamations formulées par les clients ou les tiers à l’encontre des qualifiés de l’ISQ.
2.2. Composition

L’instance d’appel pour la qualification comprend au moins trois (3) personnalités désignées par le Conseil d’Administration choisies en raison de leur compétence et de leur autorité morale, et réparties dans les trois collèges visés à l’article 7 des statuts de l’Association.
Ils ne peuvent en aucun cas faire partie du Conseil d’Administration, ni des comités de qualification et de certification, ni du DPI, et ne peuvent être ni instructeurs ni auditeurs.
Les membres de l’instance d’appel pour la qualification doivent disposer d’une expérience professionnelle confirmée de dix (10) ans en rapport avec les champs d’intervention de l’ISQ.
Chaque membre signe un engagement à respecter les textes, les procédures, et le code de déontologie applicables à l’Association et à se limiter strictement aux activités pour lesquelles il est mandaté.

2.3. Durée du mandat

Les membres de l’instance d’appel pour la qualification sont nommés pour une durée de trois (3) ans, renouvelable.

2.4. Conditions de démission, de radiation et d’exclusion

Les membres de l’instance d’appel pour la qualification perdent leur qualité de membre dans les cas de démission, de radiation ou d’exclusion.

2.4.1 Démission

Tout membre de l’instance d’appel pour la qualification peut à tout moment donner sa démission, par courrier recommandé avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception, adressé à l’Association. La démission prend effet le jour de la première présentation de la lettre recommandée ou à réception de l’email (attestée par l’accusé de réception).

2.4.2 Radiation

A la suite de trois (3) absences successives non justifiées aux réunions, tout membre peut être radié par le Conseil d’Administration.
Cette radiation intervient trois (3) mois après une mise en demeure demeurée infructueuse, adressée par courrier recommandée avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception au membre défaillant.

2.4.3 Exclusion

L’exclusion d’un membre de l’instance d’appel pour la qualification peut être prononcée par le Conseil d’Administration, après avoir entendu ses explications, dans les cas suivants :

  • toute infraction aux statuts, au Règlement Intérieur et/ou au code de déontologie de l’Association,
  • tout agissement susceptible de causer un préjudice à l’Association ou à l’un de ses membres,
  • tout manquement à la probité et aux bonnes mœurs et toute condamnation pour des faits contraires à l’honneur,
  • tout comportement susceptible de jeter le discrédit sur les prestataires ayant reçu une qualification.
2.5. Formation

Chaque membre de l’instance d’appel pour la qualification doit connaître les processus de qualification, ainsi que les procédures de recours et de traitement des appels et des réclamations.
La mise à jour des connaissances nécessaires au fonctionnement de l’instance d’appel pour la qualification est réalisée régulièrement.
Par ailleurs, l’ensemble des documents d’information relatifs aux systèmes de qualification sont remis à chacun des membres, en début de mandat.

2.6. Convocation et réunion

Les convocations sont adressées par le directeur général de l’Association (le « Directeur Général ») par courrier simple ou par email, au moins quinze (15) jours avant la date prévue de la réunion.
La convocation, outre le lieu, la date et l’heure de la réunion doit préciser l’ordre du jour préparé par le Directeur Général.
Une feuille de présence est émargée par les membres présents et indique les membres représentés. Les feuilles de présence sont annexées au procès-verbal dressé par le Directeur Général.
A titre exceptionnel, l’instance d’appel pour la qualification peut, le cas échéant, se tenir et délibérer à distance, par tout procédé électronique.

2.7. Fonctionnement

Le Directeur Général assiste aux réunions de l’instance d’appel pour la qualification.
L’instance d’appel pour la qualification ne délibère que si trois (3) membres au moins sont présents. Chacun des trois (3) collèges visés à l’article 7 des statuts de l’Association devant être représenté.
Les délibérations sont consignées dans un procès-verbal établi par le Directeur Général, signé par les membres présents et porté à la connaissance des comités de qualification et du Conseil d’Administration par le Directeur Général.
Chaque membre de l’instance d’appel pour la qualification dispose d’une (1) voix. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents (50% plus une voix).
A défaut pour une décision de faire l’objet d’un consensus, c’est-à-dire d’obtenir la majorité visée ci-dessus, les décisions de l’instance d’appel pour la qualification sont prises par vote à bulletin secret et le vote s’effectue alors par collège. Dans ce cas, chaque collège dispose de deux (2) voix. Afin de déterminer la majorité, le vote de chaque membre votant est alors affecté d’une pondération égale à deux (2) divisé par le nombre de votants présents de son collège d’appartenance.

ARTICLE 3 – INSTANCE D’APPEL POUR LA CERTIFICATION

3.1. Compétence

L’instance d’appel pour la certification est compétente pour le traitement des appels et plaintes formulés devant elle ou qui lui sont transmises par la direction de l’Association :

  • sur les appels formulés par les postulants contre les décisions prises par le Directeur Général,
  • sur les plaintes formulées par les clients ou les tiers à l’encontre des certifiés de l’ISQ.
3.2. Composition

L’instance d’appel pour la certification comprend au moins trois (3) personnalités désignées par le Président de l’Association choisies en raison de leur compétence et de leur autorité morale.
Ils ne peuvent en aucun cas faire partie du Conseil d’Administration, ni des comités de qualification et de certification, ni du DPI et ne peuvent être ni instructeur ni auditeur.
Les membres de l’instance d’appel pour la certification doivent disposer d’une expérience professionnelle confirmée de dix (10) ans en rapport avec les champs d’intervention de l’ISQ.
Chaque membre signe un engagement à respecter les textes, les procédures, et le code de déontologie applicables à l’Association et à se limiter strictement aux activités pour lesquelles il est mandaté.

3.3. Durée du mandat

Les membres de l’instance d’appel pour la certification sont nommés pour une durée de trois (3) ans, renouvelable.

3.4. Conditions de démission, de radiation et d’exclusion

Les membres de l’instance d’appel pour la certification perdent leur qualité de membre dans les cas de démission, de radiation ou d’exclusion.

3.4.1 Démission

Tout membre de l’instance d’appel pour la certification peut à tout moment donner sa démission, par courrier recommandé avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception, adressé à l’Association.
La démission prend effet le jour de la première présentation de la lettre recommandée ou à réception de l’email (attestée par l’accusé de réception).

3.4.2 Radiation

A la suite de trois (3) absences successives non justifiées aux réunions, tout membre peut être radié par le Président.
Cette radiation intervient trois (3) mois après une mise en demeure demeurée infructueuse, adressée par courrier recommandée avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception au membre défaillant.

3.4.3 Exclusion

L’exclusion d’un membre de l’instance d’appel pour la certification peut être prononcée par le Président, après avoir entendu ses explications, dans les cas suivants :

  • toute infraction aux statuts, au Règlement Intérieur et/ou au code de déontologie de l’Association,
  • tout agissement susceptible de causer un préjudice à l’Association ou à l’un de ses membres,
  • tout manquement à la probité et aux bonnes mœurs et toute condamnation pour des faits contraires à l’honneur,
  • tout comportement susceptible de jeter le discrédit sur les prestataires ayant reçu une certification.
3.5. Formation

Chaque membre de l’instance d’appel pour la certification doit connaître les processus de certification, ainsi que les procédures de traitement des appels et des plaintes.
La mise à jour des connaissances nécessaires au fonctionnement de l’instance d’appel pour la certification est réalisée régulièrement.
Par ailleurs, l’ensemble des documents d’information relatifs aux systèmes de certification sont remis à chacun des membres, en début de mandat.

3.6. Convocation et réunion

Les convocations sont adressées par le Directeur Général par courrier simple ou par email, au moins quinze (15) jours avant la date prévue de la réunion.

La convocation, outre le lieu, la date et l’heure de la réunion doit préciser l’ordre du jour préparé par le Directeur Général.
Une feuille de présence est émargée par les membres présents et indique les membres représentés. Les feuilles de présence sont annexées au procès-verbal dressé par le Directeur Général.
A titre exceptionnel, l’instance d’appel pour la certification peut, le cas échéant, se tenir et délibérer à distance, par tout procédé électronique.

3.7. Fonctionnement

Le Directeur Général assiste aux réunions de l’instance d’appel pour la certification.
L’instance d’appel pour la certification ne délibère que si au moins trois (3) membres sont présents ou représentés.
Les délibérations sont consignées dans un procès-verbal établi par le Directeur Général, signé par les membres présents et porté à la connaissance du comité de certification et du Président par le Directeur Général.
Chaque membre de l’instance d’appel pour la certification dispose d’une (1) voix. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents (50% plus une voix).

ARTICLE 4 – DISPOSITIF DE PRESERVATION DE L’IMPARTIALITE

4.1. Compétence

Le Dispositif de Préservation de l’Impartialité (« DPI ») est garant de l’équité, de la transparence et de l’impartialité des dispositifs de certification. Il est mis en place par l’Association.
Sa mission est de fournir des données d’entrée sur :

  • les politiques et les principes relatifs à l’impartialité des activités de certification,
  • toute tendance d’un organisme de certification à laisser des considérations commerciales ou autres entraver la fourniture objective et fiable des prestations de certification,
  • les éléments susceptibles d’influer sur l’impartialité et la confiance dans la certification.
4.2. Composition

Le DPI comprend au moins six (6) membres choisis parmi les trois (3) collèges de membres visés à l’article 7 des statuts de l’Association, sur décision du Conseil d’Administration, lequel détermine la composition du DPI, le nombre de membres, et nomme le président.
Les membres du DPI sont choisis au regard de leur éthique et de leur compétence.
Les membres du DPI doivent disposer d’une expérience professionnelle confirmée de cinq (5) ans en rapport avec les champs d’intervention de l’ISQ.
Chaque membre du DPI signe un engagement à respecter les textes, les procédures, et le code de déontologie applicables à l’Association et à se limiter strictement aux activités pour lesquelles il est mandaté.

4.3. Présidence du DPI

Le président du DPI est nommé sur décision du Conseil d’Administration. Les attributions du président du DPI sont les suivantes :

  • Il préside les séances du DPI, anime les échanges et débats et veille au respect de l’impartialité, de l’objectivité, à la représentation de tous les intérêts concernés lors de la prise de décision qui donnera lieu à la rédaction d’un compte-rendu,
  • Il peut demander à faire inscrire à l’ordre du jour du Conseil d’Administration, toutes questions relevant de la certification.
4.4. Durée du mandat

Les membres du DPI ainsi que son président sont nommés pour une durée de trois (3) ans, renouvelable.

4.5. Conditions de démission, de radiation et d’exclusion

Les membres du DPI perdent leur qualité de membre dans les cas de démission, de radiation ou d’exclusion. La position de président du DPI suit ce statut.

4.5.1. Démission

Tout membre du DPI peut à tout moment donner sa démission, par courrier recommandé avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception, adressé à l’Association.
La démission prend effet le jour de la première présentation de la lettre recommandée ou à réception de l’email (attestée par l’accusé de réception).

4.5.2. Radiation

A la suite de trois (3) absences successives non justifiées aux réunions, tout membre peut être radié par le Conseil d’Administration.
Cette radiation intervient trois (3) mois après une mise en demeure demeurée infructueuse, adressée par courrier recommandée avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception au membre défaillant.

4.5.3. Exclusion

L’exclusion d’un membre du DPI peut être prononcée par le Conseil d’Administration, après l’audition du membre du DPI concerné, dans les cas suivants :

  • toute infraction aux statuts, au Règlement Intérieur et/ou au code de déontologie de l’Association,
  • tout agissement susceptible de causer un préjudice à l’Association ou à l’un de ses membres,
  • tout manquement à la probité et aux bonnes mœurs et toute condamnation pour des faits contraires à l’honneur,
  • tout comportement susceptible de jeter le discrédit sur les prestataires ayant reçu une certification.
4.6. Formation

Chaque membre du DPI doit maîtriser le processus de certification.
Dans ce cadre, une formation est dispensée par l’Association à chacun des membres du DPI. La mise à jour des connaissances nécessaires au fonctionnement du DPI est réalisée régulièrement.
Par ailleurs, les documents relatifs aux systèmes de certification sont remis à chacun des membres du DPI, en début de mandat.

4.7. Convocation et réunion

Le DPI se réunit au moins une (1) fois par an sur convocation de son président.
Les convocations sont adressées par le président du DPI par courrier simple ou par email, au moins dix (10) jours avant la date prévue de la réunion.
La convocation, outre le lieu, la date et l’heure de la réunion doit préciser l’ordre du jour préparé par le président du DPI.
Une feuille de présence est émargée par les membres présents et indique les membres représentés. Les feuilles de présence sont annexées au procès-verbal dressé par le président du DPI.
A titre exceptionnel, le DPI peut, le cas échéant, se tenir et délibérer à distance, par tout procédé électronique.

4.8. Fonctionnement

Le DPI a accès à toutes les informations nécessaires pour remplir toutes ses fonctions.
Le DPI ne délibère valablement que si au moins trois (3) membres sont présents ou représentés. Chacun des trois (3) collèges visés à l’article 7 des statuts de l’Association devant être représenté. Un membre du DPI peut se faire représenter par un autre membre du même collège sans qu’un membre ne puisse disposer de plus de cinq (5) voix.
Chaque membre du DPI dispose d’une (1) voix. Les décisions du DPI sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés (50% plus une voix). En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante.
A défaut pour une décision de faire l’objet d’un consensus, c’est-à-dire d’obtenir la majorité visée ci-dessus, les décisions du DPI sont prises par vote à bulletin secret et le vote s’effectue alors par collège. Dans ce cas, chaque collège dispose de trois (3) voix. Afin de déterminer la majorité, le vote de chaque membre votant est alors affecté d’une pondération égale à trois (3) divisé par le nombre de votants présents ou représentés de son collège d’appartenance.
Les délibérations sont consignées dans un compte-rendu.
Dans le cas où l’une des instances dirigeantes de l’ISQ ne suit pas les avis en matière de transparence et d’impartialité émis par le DPI, ce dernier peut diligenter toute action indépendante qu’il juge nécessaire (par exemple, informer les autorités, l’organisme d’accréditation, les parties prenantes) et ce, dans le respect des règles de confidentialité.

ARTICLE 5 – COMMISSIONS D’INSTRUCTION

5.1. Compétence

Les commissions d’instruction sont chargées d’analyser et d’émettre un avis circonstancié et motivé sur les rapports d’instruction (qualification) et les rapports d’audit (certification), lorsque le dispositif le requiert. Cet avis est ensuite soumis à la décision des comités concernés. .

5.2. Composition

Les commissions d’instruction sont composées d’instructeurs ou d’auditeurs, professionnels de la formation professionnelle ou du conseil.
Les règles de sélection, d’habilitation, de formation, de suivi et d’évaluation des instructeurs ou des auditeurs sont fixées dans les guides de recrutements des instructeurs (qualification) et les procédures de qualification et maintien de la qualification des auditeurs (certification).
Les comités de qualification veillent à préserver l’indépendance, l’objectivité, l’impartialité et le niveau de compétences des commissions d’instruction dans leur composition.
Le Directeur Général en fait de même pour les auditeurs.
La qualité de membre des commissions d’instruction est incompatible avec celle de membre des comités de certification ou de qualification, du DPI et de membre de l’instance d’appel pour la certification ou la qualification.
Les présidents des commissions d’instruction sont nommés par les comités de certification ou de qualification pour une durée de trois (3) ans, renouvelable.
Ils sont responsables de l’animation des commissions d’instruction et soumettent les avis portés par celles-ci sur les demandes de certification ou de qualification à la décision des comités concernés.

5.3. Convocation et réunion

Les commissions d’instruction de qualification « OPQF » et « OPQCM » et de certification « CertiFormPro by OPQF » se réunissent selon une périodicité décidée par le Directeur Général en concertation avec leurs présidents.

ARTICLE 6 – COMITES DE QUALIFICATION

6.1. Compétence

Les comités de qualification décident de l’attribution, du retrait, de la suspension ou du renouvellement des qualifications.
Ils garantissent :

  • l’équité, la transparence et l’impartialité, des décisions de qualification,
  • la validité et la fiabilité du processus de qualification.

Leurs missions sont les suivantes :

  • Proposer les principes éthiques et déontologiques sur lesquels reposent la transparence et l’impartialité des dispositifs ; surveiller les risques de dérive en la matière,
  • Examiner et émettre un avis sur les règlements de qualification,
  • Examiner et émettre un avis sur les processus de qualification,
  • Prendre toutes les décisions relatives aux demandes de qualification qui lui sont soumises par les commissions d’instruction,
  • Faire, si nécessaire, toutes propositions relatives à l’évolution du processus de qualification,
  • Donner un avis sur les créations et définitions de spécialités de formation (OPQF) ou des domaines (OPQCM),
  • Habiliter et révoquer les membres des commissions d’instruction OPQF et OPQCM,
  • Réexaminer les dossiers en procédure de recours amiable.
6.2. Composition

Les comités de qualification sont composés d’au moins six (6) membres dits « qualificateurs » choisis parmi les trois (3) collèges de membres visés à l’article 7 des statuts de l’Association.
Les membres des comités de qualification et leurs présidents sont nommés par le Conseil d’Administration, au regard de leur éthique et de leur compétence.
Les membres des comités de qualification doivent disposer d’une expérience professionnelle confirmée de cinq (5) ans, en rapport avec les champs d’intervention des comités concernés.
Chaque membre de ces comités signe un engagement à respecter les textes, les procédures, et le code de déontologie applicables à l’Association et à se limiter strictement aux activités pour lesquelles il est mandaté.

6.3. Présidence des comités

Les comités de qualification proposent des candidats pour leurs présidents au Conseil d’Administration qui les nomme.
Les attributions des présidents des comités de qualification sont les suivantes :

  • Ils président les séances des comités de qualification, animent les échanges et débats lors de l’examen des dossiers de demande de qualification, et veillent au respect de l’impartialité, de l’objectivité, à la représentation de tous les intérêts concernés lors de la prise de décision qui donnera lieu à la signature d’un procès-verbal,
  • Ils rédigent et valident les ordres du jour et les procès-verbaux des comités de qualification,
  • Dans l’intervalle des réunions des comités de qualification, ils prennent en cas d’urgence toutes les mesures propres à en assurer le fonctionnement et à poursuivre la réalisation de son objet ; ils en réfèrent ultérieurement aux comités de qualification concernés,
  • Ils peuvent demander à faire inscrire à l’ordre du jour du Conseil d’Administration, toutes questions relevant de la qualification.
6.4. Durée du mandat

Les membres des comités de qualification ainsi que leurs présidents sont nommés pour une durée de trois (3) ans, renouvelable.

6.5. Conditions de démission, de radiation et d’exclusion

Les membres des comités de qualification perdent leur qualité de membre dans les cas de démission, de radiation ou d’exclusion. La position des présidents des comités de qualification suit ce statut.

6.5.1. Démission

Tout membre des comités de qualification peut à tout moment donner sa démission, par courrier recommandé avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception, adressé à l’Association.
La démission prend effet le jour de la première présentation de la lettre recommandée ou à réception de l’email (attestée par l’accusé de réception).

6.5.2. Radiation

A la suite de trois (3) absences successives non justifiées aux réunions, tout membre des comités de qualification peut être radié par le Conseil d’Administration.
Cette radiation intervient trois (3) mois après une mise en demeure demeurée infructueuse, adressée par courrier recommandée avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception au membre défaillant.

6.5.3. Exclusion

L’exclusion d’un membre des comités de qualification peut être prononcée par le Conseil d’Administration, après l’audition du membre du comité de qualification concerné, dans les cas suivants :

  • toute infraction aux statuts, au Règlement Intérieur et/ou au code de déontologie de l’Association,
  • tout agissement susceptible de causer un préjudice à l’Association ou à l’un de ses membres,
  • tout manquement à la probité et aux bonnes mœurs et toute condamnation pour des faits contraires à l’honneur,
  • tout comportement susceptible de jeter le discrédit sur les prestataires ayant reçu une qualification.
6.6. Formation

Chaque membre des comités de qualification doit maîtriser le processus de qualification.
Dans ce cadre, une formation est dispensée par l’Association à chacun des membres des comités de qualification. La mise à jour des connaissances nécessaires au fonctionnement des comités de qualification est réalisée régulièrement.
Par ailleurs, les documents relatifs aux systèmes de qualification sont remis à chacun des membres des comités, en début de mandat.

6.7. Convocation et réunion

Chaque comité de qualification se réunit au moins quatre (4) fois par an, sauf en cas de force majeure, sur convocation de son président.

Les convocations sont adressées par le président du comité de qualification concerné par courrier simple ou par email, au moins dix (10) jours avant la date prévue de la réunion.
La convocation, outre le lieu, la date et l’heure de la réunion doit préciser l’ordre du jour préparé par le président du comité de qualification concerné.
Une feuille de présence est émargée par les membres présents et indique les membres représentés. Les feuilles de présence sont annexées au procès-verbal dressé par le président du comité de qualification concerné.
A titre exceptionnel, le comité de qualification concerné peut, le cas échéant, se tenir et délibérer à distance, par tout procédé électronique.

6.8. Fonctionnement

Le Directeur Général assiste aux réunions de chaque comité.
Chaque comité de qualification ne délibère valablement que si au moins trois (3) membres sont présents ou représentés. Chacun des trois (3) collèges visés à l’article 7 des statuts de l’Association devant être représenté. Un membre du comité de qualification peut se faire représenter par un autre membre du même collège sans qu’un membre ne puisse disposer de plus de cinq (5) voix.
Chaque membre des comités de qualification dispose d’une (1) voix. Les décisions des comités de qualification sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés (50% plus une voix). En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante.
Un membre d’un comité de qualification, ayant un intérêt direct ou indirect dans une structure postulante ne peut participer aux débats et décisions concernant cette structure.
A défaut pour une décision de faire l’objet d’un consensus, c’est-à-dire d’obtenir la majorité visée ci-dessus, les décisions des comités de qualification sont prises par vote à bulletin secret et le vote s’effectue alors par collège. Dans ce cas, chaque collège dispose de trois (3) voix. Afin de déterminer la majorité, le vote de chaque membre votant est alors affecté d’une pondération égale à trois (3) divisé par le nombre de votants présents ou représentés de son collège d’appartenance.
Les décisions des comités sont consignées dans des procès-verbaux.

ARTICLE 7 – COMITE DE CERTIFICATION

7.1. Compétence

Le comité de certification est garant de l’équité, de la transparence et de l’impartialité des dispositifs.
Ses missions sont les suivantes :

  • Garantir la viabilité et la fiabilité du processus de certification,
  • Examiner les dossiers de demande de certifications et émettre un avis sur l’attribution, la suspension, le retrait ou le renouvellement des certifications,
  • Diligenter, si nécessaire, un audit complémentaire,
  • Habiliter et révoquer les membres de la commission d’instruction pour la certification CertiFormPro by OPQF.
7.2. Composition

Le comité de certification est composé de trois (3) membres au minimum, dont deux (2) sont issus de l’équipe de direction et une (1) personnalité qualifiée.
Les membres du comité de certification sont nommés par le Président, sur proposition du Directeur Général, au regard de leur éthique et de leur compétence.
Les membres du comité de certification doivent disposer d’une expérience professionnelle confirmée de cinq (5) ans, en rapport avec les champs d’intervention du comité concerné.
Chaque membre de ce comité signe un engagement à respecter les textes, les procédures, et le code de déontologie applicables à l’Association et à se limiter strictement aux activités pour lesquelles il est mandaté.

7.3. Durée du mandat

Les membres du comité de certification sont nommés pour une durée de trois (3) ans, renouvelable.

7.4. Conditions de démission, de radiation et d’exclusion

Les membres du comité de certification perdent leur qualité de membre dans les cas de démission, de radiation ou d’exclusion.

7.4.1. Démission

Tout membre du comité de certification peut à tout moment donner sa démission, par courrier recommandé avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception, adressé à l’Association.
La démission prend effet le jour de la première présentation de la lettre recommandée ou à réception de l’email (attestée par l’accusé de réception).

7.4.2. Radiation

A la suite de trois (3) absences successives non justifiées aux réunions, tout membre du comité de certification peut être radié par le Président.
Cette radiation intervient trois (3) mois après une mise en demeure demeurée infructueuse, adressée par courrier recommandée avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception au membre défaillant.

7.4.3. Exclusion

L’exclusion d’un membre du comité de certification peut être prononcée par le Président, après l’audition du membre du comité de certification concerné, dans les cas suivants :

  • toute infraction aux statuts, au Règlement Intérieur et/ou au code de déontologie de l’Association,
  • tout agissement susceptible de causer un préjudice à l’Association ou à l’un de ses membres,
  • tout manquement à la probité et aux bonnes mœurs et toute condamnation pour des faits contraires à l’honneur,
  • tout comportement susceptible de jeter le discrédit sur les prestataires ayant reçu une certification.
7.5. Formation

Chaque membre du comité de certification doit maîtriser le processus de certification.
Dans ce cadre, une formation est dispensée par l’Association à chacun des membres du comité de certification. La mise à jour des connaissances nécessaires au fonctionnement du comité de certification est réalisée régulièrement.
Par ailleurs, les documents relatifs aux systèmes de certification sont remis à chacun des membres du comité de certification, en début de mandat.

7.6. Convocation et réunion

Le comité de certification se réunit autant que de besoins, sur convocation du Directeur Général.
Les convocations sont adressées par le Directeur Général par email, dans un délai raisonnable avant la réunion.
La convocation, outre le lieu, la date et l’heure de la réunion doit préciser l’ordre du jour préparé par le Directeur Général.
Une feuille de présence est émargée par les membres présents et indique les membres représentés. Les feuilles de présence sont annexées au procès-verbal dressé par le Directeur Général.
A titre exceptionnel, le comité de certification concerné peut, le cas échéant, se tenir et délibérer à distance, par tout procédé électronique.

7.7. Fonctionnement

Le Directeur Général assiste aux réunions de chaque comité et se fait représenter, en cas d’absence, par l’un des deux membres issus de la Direction Générale.
Le comité de certification soumet ses avis sur les demandes de certification au Directeur Général qui prend la décision.
Les décisions du Directeur Général sont consignées dans des procès-verbaux, établis par le Directeur Général.

ARTICLE 8 – INSTRUCTEURS (QUALIFICATION)

8.1. Choix des instructeurs

Les instructeurs sont habilités par les comités de qualification sur la base de leurs compétences, formation, qualification, expérience et qualités personnelles, en particulier d’impartialité, de solidité de jugement et de fiabilité d’évaluation.
Les instructeurs doivent disposer d’une expérience de cinq (5) ans dans le champ de l’activité concernée. Chaque instructeur signe un engagement à respecter les textes, les procédures, et le code de déontologie applicables à l’Association et à se limiter strictement aux activités pour lesquelles il est mandaté.

8.2. Durée du mandat

Les instructeurs sont habilités pour une durée de trois (3) ans, renouvelable sans limitation.

8.3. Conditions de démission et d’exclusion

Un instructeur perd sa qualité d’instructeur en cas de démission ou d’exclusion.

8.3.1. Démission

Tout instructeur peut à tout moment donner sa démission, par courrier recommandé avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception, adressé à l’Association.
La démission prend effet le jour de la première présentation de la lettre recommandée ou à réception de l’email (attestée par l’accusé de réception).

8.3.2. Exclusion

L’exclusion d’un instructeur peut être prononcée par le président du comité de qualification concerné, après l’audition de l’instructeur concerné, dans les cas suivants :

  • toute infraction aux statuts, au Règlement Intérieur et/ou au code de déontologie de l’Association,
  • tout agissement susceptible de causer un préjudice à l’Association ou à l’un de ses membres,
  • tout manquement à la probité et aux bonnes mœurs et toute condamnation pour des faits contraires à l’honneur,
  • tout comportement susceptible de jeter le discrédit sur les prestataires ayant reçu une qualification.
8.4. Formation

Chaque instructeur doit maîtriser le processus de qualification.
Pour ce faire, les instructeurs bénéficient d’une formation dispensée en interne par l’Association.
Un guide de l’instruction leur est remis, accompagné de l’ensemble des documents d’information relatifs au système de qualification.
Ensuite, il instruit deux dossiers avec un instructeur « tuteur », puis un dossier seul avec l’appui du tuteur.
Les instructeurs sont évalués en fin de période de tutorat, afin de confirmer leur habilitation en qualité d’instructeur par les comités de qualification.
Les comités de qualification procèdent, ou font procéder sous leur contrôle, à l’évaluation des instructeurs et décident, à la fin de la durée du mandat, du renouvellement ou non de leur habilitation.

8.5. Obligations des instructeurs

Chaque instructeur doit :

  • avoir pour la mission qui lui est confiée, la connaissance technique, justifiée par l’expérience professionnelle, des activités faisant l’objet de demandes de qualification et une compréhension suffisante pour effectuer une instruction fiable,
  • être libre de tout intérêt susceptible de l’amener à agir d’une manière partiale ou discriminatoire,
  • un instructeur, ou l’organisation à laquelle il appartient, ne doit pas avoir fourni des prestations de conseil au postulant qu’il instruit, sur les mêmes sujets que ceux concernés par la qualification demandée depuis moins de cinq (5) ans,
  • préalablement à l’instruction, un instructeur doit informer l’ISQ de tout lien existant, passé ou envisagé entre lui-même, ou son organisation, et le postulant dont il a à évaluer le dossier.

ARTICLE 9 – AUDITEURS (CERTIFICATION)

9.1. Choix des auditeurs internes non-salariés

Les auditeurs sont habilités par le Directeur Général sur la base de leurs compétences, formation, qualification, expérience et qualités personnelles, en particulier d’impartialité, de solidité de jugement et de fiabilité d’évaluation.
Les auditeurs disposent d’une formation à l’audit et d’une expérience professionnelle confirmée de deux (2) ans dans le champ de la formation.
Chaque auditeur signe un engagement à respecter les textes, les procédures, et le code de déontologie applicables à l’Association et à se limiter strictement aux activités pour lesquelles il est mandaté.

9.2. Durée de l’habilitation

Les auditeurs sont habilités par le Directeur Général pour une durée de trois (3) ans, renouvelable, sauf en cas de non reconduction du contrat établit entre l’Association et l’auditeur.

9.3. Formation des auditeurs

Chaque auditeur doit maîtriser les processus de certification.
Pour ce faire, les auditeurs bénéficient d’une formation dispensée en interne, après vérification des prérequis.
Le Directeur Général procède ou fait procéder sous son contrôle, à l’évaluation des auditeurs et décide, à la fin de la durée d’habilitation, du renouvellement ou non de leur habilitation.

9.4. Obligations des auditeurs

Chaque auditeur doit :

  • avoir, pour la mission qui lui est confiée, la connaissance technique, justifiée par l’expérience professionnelle, des activités faisant l’objet de demandes de certification,
  • être libre de tout intérêt susceptible de l’amener à agir d’une manière partiale ou discriminatoire,
  • un auditeur ne doit pas avoir fourni de prestations de conseil ou d’accompagnement au postulant qu’il audite depuis au moins trois (3) ans,
  • préalablement à l’audit, un auditeur doit informer l’ISQ de tout lien existant, passé ou envisagé entre lui-même, ou son organisation, et le postulant dont il a à évaluer le dossier,
  • respecter les engagements stipulés dans son contrat et sa lettre de mission.
9.5. Choix des prestataires externes pour l’activité d’audit

Les obligations applicables aux prestataires externes sont définies dans leur contrat de prestations.

ARTICLE 10 – COMPETENCES DU PERSONNEL DE L’ISQ

Le personnel permanent de l’ISQ est choisi en dehors des membres de l’association. Il est recruté par le Président (lequel peut déléguer ce pouvoir).
Le personnel de l’ISQ doit maîtriser les processus de certification et de qualification.
Dans ce cadre, une formation initiale est dispensée en interne. La mise à jour des connaissances nécessaires est réalisée régulièrement.
Le Directeur Général procède à une évaluation annuelle du personnel permanent de l’ISQ ou le délègue aux membres de la direction.

ARTICLE 11 – AUTRES ACTIVITES

L’ISQ peut mettre en place d’autres dispositifs, pilotés par des comités ad hoc. Des référentiels spécifiques s’appliqueront à ces dispositifs.

ARTICLE 12 – COUVERTURE DES RISQUES

Les personnes mandatées pour intervenir dans les différentes instances de l’ISQ à titre bénévole sont couvertes pour les risques juridiques ou professionnels qu’elles encourent du fait de leur activité à l’ISQ.
Sauf en cas de malveillance, l’ISQ garantit les personnes citées ci-dessus pour toutes les conséquences des actions accomplies dans leur fonction pour l’organisme et sera tenue responsable à l’égard des tiers.
L’Association se réserve, en tant que de besoin, le droit d’exercer tous recours à l’encontre de ces personnes.

ARTICLE 13 – CONFLITS ET LITIGES

En cas de conflit entre toute personne mandatée pour intervenir dans les différentes instances de l’ISQ et d’autres personnes également mandatée à cette fin, toutes les personnes concernées devront se retirer provisoirement des instances de l’ISQ, le temps que leur conflit soit résolu.
La même règle s’appliquera pour toute personne mandatée pour intervenir dans les différentes instances de l’ISQ en cas de litige avec une structure qualifiée ou certifiée.

ARTICLE 14 – USAGE DES MARQUES

Les marques verbales et visuelles « ISQ Qualité des Services Intellectuels », « OPQF Qualité des Services Intellectuels », « OPQCM Qualité des Services Intellectuels » et « CertiFormPro by OPQF Qualité des Services Intellectuels » sont la propriété de l’Association et protégées en vertu d’un dépôt à titre de marque effectué à l’INPI pour la France.

ARTICLE 15 – DOCUMENTS DE REFERENCE RELATIFS A LA QUALIFICATION ET A LA CERTIFICATION

15.1. Nomenclatures des qualifications

Ces documents définissent les domaines et les spécialités de qualification.

15.2. Programmes de certification et règlements de qualification

Ces documents définissent les procédures d’attribution, de contrôle, de renouvellement, de retrait et de suspension des certifications et des qualifications.
Ils définissent également les modalités de traitement des appels et réclamations.

15.3. Référentiels de certification

Ces documents décrivent les exigences et critères généraux auxquels les postulants doivent satisfaire pour obtenir une certification.
En outre, ils détaillent l’ensemble des justifications que les postulants doivent apporter à l’appui de leurs demandes.

15.4. Manuel qualité

Ce document décrit le système de management de la qualité validé par le Directeur Général et signé par le Président.

15.5. Règles de conduite du certifié et du qualifié

Ce document fixe les règles de bonnes pratiques et les devoirs que s’engagent à respecter les certifiés et les qualifiés de l’ISQ.

15.6. Charte graphique

Ce document décrit les conditions d’utilisation par les certifiés et les qualifiés des marques et des logotypes de l’ISQ.

Règlement Intérieur arrêté par le Conseil d’Administration du 17 décembre 2020.