A période exceptionnelle, mesure exceptionnelle ? Dans le cadre de la période de confinement et de la mise en place du télétravail face à l’épidémie de coronavirus, nous avons invité les collaborateurs de l’ISQ à plusieurs ateliers dédiés afin de partager les différents retours d’expérience sur la période écoulée et particulièrement sur la période de télétravail. 

 

Atelier interne

Atelier télétravail à l’ISQ

 

Un atelier « retour d’expérience » 

Une demie journée pour façonner une nouvelle organisation du travail, voilà le biais par lequel l’ISQ a tenu à aborder cette problématique. L’objectif ? Tirer des enseignements du « télétravail forcé » pendant le confinement et mettre en place un nouveau cycle de télétravail, sans pour autant faire chuter notre démarche qualité et l’ « expérience client » proposée aux organismes de formation partenaires. 

Un premier atelier a ainsi été organisé, le 11 septembre 2020, sous la forme d’une session d’échanges et de partages en présence de tous les collaborateurs internes de l’ISQ. Durant cette rencontre, l’ensemble des collaborateurs a été invité à s’exprimer sur les avantages et inconvénients du télétravail, mais aussi sur les besoins techniques liés à cette pratique. 

Ainsi, ce premier atelier fut l’occasion de recueillir les impressions de chacun, qu’elles soient négatives ou positives et ce, de manière anonyme afin que personne ne soit freiné par la potentielle peur d’être critiqué ou jugé de manière partiale. En marge de ce premier atelier, le management a également proposé quelques axes d’amélioration de ces conditions de travail particulières : établir une « TO DO List » quotidienne, se fixer des objectifs journaliers, organiser son emploi du temps « pro / perso », aménager son espace de travail à la maison, faire des pauses régulières mais également maintenir un lien social qui fait souvent défaut lorsqu’on est seul chez soi.

 

Atelier télétravail

C’est par le biais de « post-it » que les collaborateurs ont pu s’exprimer avant de voter

 

« Post-it », sondages et votes

Ce premier atelier s’est déroulé dans la bonne humeur grâce, notamment, au côté ludique des « post-it » et fut également l’occasion de créer un dialogue pertinent entre les salariés et la direction. A la question « Quels sont les avantages du télétravail pour le collaborateur ? », trois réponses ont été plébiscitées parmi les 12 proposées : 

  • « Une meilleure concentration et un environnement de travail calme » 
  • « Une réduction du temps de transport » 
  • « Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle » 

Côté inconvénients, ce sont le « sentiment d’isolement et une perte de la dimension sociale », « des outils informatiques inadaptés au télétravail » et « des difficultés liées à la gestion de l’autonomie » qui sont ressortis des votes. 

Il a été ensuite été l’heure de discuter de ces mêmes avantages et inconvénients pour l’employeur ; côté avantages, une baisse de l’absentéisme des salariés, une hausse de leur autonomie et de leur productivité ou encore des économies pour l’entreprise ont été mentionnés par les collaborateurs. Néanmoins, bien conscients des difficultés que peut éprouver la direction au regard des contraintes du télétravail, les collaborateurs ont également cité quelques inconvénients, parmi lesquels : « la difficulté du management à distance », « un risque concernant le maintien des compétences » et « le coût des outils informatiques mis à disposition des salariés ». 

Au niveau des outils manquants pour rendre la pratique du télétravail productive, les collaborateurs ont mentionné en majorité l’utilité de réunions plus fréquentes, un deuxième écran d’ordinateur ou encore l’utilisation d’un téléphone professionnel. 

Les résultats de ce premier atelier ont été passés au peigne fin et analysés pour être ensuite communiqués à l’ensemble des salariés à travers un second atelier qui s’est déroulé lundi 19 octobre ; l’occasion pour la direction d’annoncer également les mesures définitives liées à l’instauration régulière de cette pratique. 

 

Atelier télétravail

L’atelier s’est déroulé en présence de tous les collaborateurs, invités à s’exprimer sur les avantages et inconvénients du télétravail

Des résultats significatifs

A ranger du côté des effets positifs du télétravail, force est de constater que ce dernier réduit le stress et accroit le bien-être des salariés en facilitant l’équilibre entre vie « pro & perso », tout en supprimant les contraintes induites par les transports. La productivité et l’autonomie des salariés s’en trouveraient donc améliorées ce qui offrirait à l’entreprise une meilleure adaptabilité sur le marché et des économies substantielles dans son activité. 

En revanche, la mise en place régulière et automatique de cette pratique dévoile aussi certains inconvénients ; la perte du lien social des salariés, une baisse de cohésion dans les équipes et une démotivation croissante sont à ranger du côté des désavantages. Attention également à ne pas créer une trop grande porosité entre la vie professionnelle et personnelle qui pourrait nuire à la concentration et ajouter du stress. Evidemment, l’intégration de nouveaux outils informatiques permettant le télétravail dans des conditions optimales sera un enjeu à régler dans les prochaines semaines. 

Côté direction, il paraît assez clair que la mise en place du télétravail crée des difficultés managériales : gérer des équipes à distance « coûte » beaucoup de temps et ne permet pas forcément un maintien total des compétences des salariés qui, dans des conditions « normales », « s’entre-apprennent » en échangeant physiquement sur les lieux de travail. 

Néanmoins, les difficultés de mise en œuvre du travail à distance ne doivent pas masquer une réalité : quelles que soient les contraintes à venir, sanitaires, environnementales…, non seulement le travail à distance sera, dans le « monde d’après », une composante majeure des organisations du travail et ce, le plus souvent dans le cadre d’un « mix » à inventer au sein de chaque entreprise, mais il sera également un enjeu d’attractivité pour ces mêmes entreprises.

C’est pourquoi, suite à ces ateliers de co-construction et d’écoute des collaborateurs, la direction a exposé ses conclusions et proposé un plan d’action à court, moyen et long terme ; aussi, deux jours de télétravail par semaine pour l’ensemble des collaborateurs sont désormais mis en place avec un roulement régulier pour qu’une partie des équipes soient toujours présente dans les locaux. Une présence physique de toute l’équipe est maintenue obligatoire chaque lundi afin d’assurer une bonne communication et une continuité opérationnelle dans le traitement des dossiers. 

De plus, la direction va également mettre rapidement des ordinateurs portables et écrans à disposition des salariés pour diminuer l’effet négatif du manque d’outils, tout en synchronisant l’ensemble des documents de travail partagés sur le Google Drive de l’ISQ afin que tous soient au même niveau d’informations. En outre, une réflexion sur les méthodes de management à distance est en cours afin de ne pas isoler certains salariés et améliorer la productivité de l’ensemble des équipes. 

La mise en place régulière du travail à distance n’a rien d’une promenade de santé, ni pour l’employeur, ni pour les salariés et ces deux ateliers d’échanges rappellent ainsi qu’elle nécessite de réels ajustements par rapport à une organisation du travail « traditionnelle ». 

En outre, aucune recette miracle n’est mise à disposition des différentes parties prenantes de l’entreprise et chacun doit s’adapter à de nombreuses contraintes internes et externes pour que l’activité de l’entreprise n’en pâtisse pas. Pourtant, s’il n’existe pas de solutions « toutes faites », la co-construction, le partage d’expérience et le dialogue sont autant d’outils (testés) efficaces afin d’inscrire la pratique dans la durée et satisfaire ainsi les différentes parties. « Tout seul, on va plus vite, ensemble, on va plus loin » pourrait-on conclure !